Trong chuyến du lịch châu Âu mùa thu trước, J. Keith van Straaten, cây bút của trang tư vấn The Points Guy, qua đêm trong một khách sạn hạng sang tại Venice. Mải mê ngắm cảnh và mua sắm, Keith bỗng nhận ra đồng hồ chỉ 14g30, mà lẽ ra anh phải check-out lúc 12g. 

Thông thường các khách sạn luôn yêu cầu khách trả phòng lúc 12h. Ảnh: The Points Guy.

Khi Keith về khách sạn, thẻ chìa khóa không thể mở cửa phòng. Anh phải trả 150 euro, tương đương với giá thuê phòng một đêm, để nhận thẻ chìa khóa mới và lấy hành lý khỏi phòng.

Keith vẫn ấm ức trong lòng sau nhiều tháng, anh liên hệ với Michelle và Ted. Hai người bạn của anh có nhiều năm kinh nghiệm với vị trí lễ tân ở những khách sạn cao cấp tại Mỹ và nhiều nơi trên thế giới.

Dưới đây là những câu hỏi của Keith và lời giải thích của khách mời về thủ tục check-out của khách sạn. Anh hy vọng có thể giúp nhiều người tránh sai lầm như mình.

Tôi đoán khách sạn khá công bằng khi bắt tôi trả phí. Có thực sự là ai đó đang chờ check-in phòng của tôi vào hôm đó không?

Michelle: Hầu hết khách sạn thường có 2 đến 3 phòng trống. Nếu đó không phải mùa cao điểm, bạn luôn tìm được phòng nghỉ nếu hỏi lễ tân.

Ted: Khả năng khách sạn kín 100% phòng là rất thấp, trừ phi một sự kiện lớn đang diễn ra trong thành phố.

Vậy lễ tân có thể thực sự làm gì để giúp khách? Khách sạn có chính sách thu thêm phí check-out muộn sao?

Ted: Lễ tân có thể quyết định rất nhiều thứ.

Michelle: Nhân viên lễ tân có thẩm quyền xử lý những tình huống như vậy, đặc biệt là trong một khách sạn cao cấp. Điều này phụ thuộc vào chính sách từng nơi, thường nhân viên sẽ có thẻ ưu đãi để tặng khách khi cần. Nhờ vậy khách có thể được miễn trả phí check-out muộn.

Lần sau tôi có thể làm gì khác nếu điều tương tự xảy ra?

Michelle: Bạn có thể hỏi: "Khách sạn có kín 100% phòng không? Có ai check-in phòng đó chưa?" hoặc đổ lỗi cho người khác: "Bỗng nhiên tôi có buổi meeting này nên không thể rời đi sớm được". Bạn cũng có thể gọi điện thoại trước để thông báo mình không thể trả phòng sớm, lễ tân sẽ biết thu xếp trong khả năng.

Ted: Nếu bạn đã thu dọn hành lý trước khi check-out, nhân viên khách sạn sẽ biết ý nhưng có thể họ vẫn dọn phòng để chuẩn bị cho khách tiếp theo.

Nổi nóng chỉ khiến tình hình thêm tồi tệ. Ảnh minh họa: Pinterest.

Nếu tôi nói "Tôi muốn gặp quản lý" thì có hiệu quả không?

Michelle: Đó là điều tệ nhất bạn có thể nói ra. Thường việc liên hệ quản lý chỉ hữu ích khi có phàn nàn về chuyện gì đó thực sự nghiêm trọng, như có gián trên giường ngủ chẳng hạn.

Ted: Câu này hầu như không có tác dụng đâu.

Nếu tôi làm ầm ĩ lên thì sao?

Michelle: Lời nói chẳng mất tiền mua... Đừng ngốc nghếch mà làm loạn lên, nhất là khi bạn có lỗi. Nhân viên khách sạn có thể giúp bạn nếu họ muốn, và họ sẽ không thể giúp nếu họ không muốn. Khi ấy, bạn sẽ chẳng là gì trong mắt họ cả.

Nếu tôi đe dọa khách sạn? Hay nói rằng mình sẽ chấm điểm thấp trên các trang đánh giá?

Michelle: Phản ứng trước những lời đe dọa phụ thuộc vào từng quốc gia. Ví dụ, tại Đức, khách sạn thường rất chặt chẽ với khâu giữ phòng cho khách. Nếu muốn đe dọa "đánh vào kinh tế", bạn hoặc công ty của bạn phải đặt ít nhất 300 đêm tại khách sạn đó mỗi năm để có tầm ảnh hưởng nhất định.

Ted: Bạn có thể nói: "Tiếc quá, tôi sẽ cho tất cả mọi người trên TripAdvisor biết chuyện này", nhưng thế cũng chẳng ích gì trong trường hợp này.

Tôi có thể rời khỏi đó mà không phải trả thêm tiền không?

Ted: Như thể bạn đối thoại với thẩm phán và nói những câu phi logic như: "Tôi thú nhận mình đã vượt đèn đỏ, điều đó chẳng khiến ai có thai cả". Một số thẩm phán sẽ để bạn đi, một số thì không.

Michelle: Xét cho cùng, bạn vẫn có lỗi.

Khách sạn Henna tại Nhật Bản đưa robot vào thay thế nhân viên lễ tân để giúp khách làm thủ tục check-in. Video: Engadget.

Những điều bạn nên làm:

Thu dọn hành lý sẵn sàng trước ngày check-out. Như vậy bạn sẽ đỡ phải lo lắng khi tới giờ trả phòng, khách sạn cũng có thời gian chuẩn bị cho công việc của họ.

Hãy cử xử nhã nhặn. Bạn có thể học thêm vài thuật ngữ của ngành quản trị khách sạn để sử dụng khi cần.

Hãy thông báo với nhân viên khách sạn sớm, để họ có thời gian cân nhắc và nhượng bộ nếu có thể. Thông thường, khách sạn càng bình dân càng linh hoạt về thời gian check-out của khách, hiện nay một số nơi cũng có chính sách nhận/trả phòng 24/24.

Nếu bạn không thể thương lượng check-out muộn, hãy đúng giờ.